TruePos Exact Online Koppeling

Transacties worden doorgezet nadat deze afgerekend zijn. Handig bij telefonische en online bestellingen die niet opgehaald of bezorgd kunnen worden. Verstandig is om een gebruiker aan te maken met alleen die rechten actief nodig voor de TruePos. Het beste neemt u hiervoor contact op met de beheerder van uw administratie.

• Debiteuren. Transacties overgeboekt naar een debiteur worden doorgezet zodat facturering en afrekenen van debiteuren verloopt via ExactOnline. De facturen vindt u binnen uw ExactOnline Account via Verkoop -> Facturen -> Overzicht. Hier kunt u de facturen eventueel nog aanpassen en definitief maken en afdrukken of per e-mail sturen naar de debiteur.
• Eigen Verbruik enz. Voor de TruePos zijn registraties van “Eigen Verbruik”, “Wegloper”, “Verval”, e.d. ook als een overboeking naar een debiteur, b.v. debiteur “Verval” via de administratie worden deze boekingen dan verwerkt en niet meegenomen in de Btw-aangifte.
• Contant, & Pin. U koppelt aan de afrekenfunctie de grootboekrekening voor Contant en een Kruispost voor de Pin-betalingen. Deze koppeling stelt u in via de afrekenfuncties.

U kunt hiermee de koppeling activeren of (tijdelijk) de-activeren. Indien niet actief blijven transacties wel bewaard en kunnen op een later tijdstip alsnog worden verstuurd.

• Realtime. Indien actief wordt direct een transactie afgerekend via een “Op Rekening”-toets naar een debiteur doorgezet naar ExactOnline. Vanuit ExactOnline handelt u het versturen van de rekening en ontvangen van de betaling af. Voor de TruePos is een Op Rekening transactie afgehandeld en wordt de omzet meegenomen in de rapportage van de TruePos. Mocht het versturen niet lukken, dan blijft de transactie bewaard, en kunt u alsnog versturen, zoals hier uitgelegd bij “Offline”.

• Offline. Indien actief kunt u zelf het moment kiezen voor het doorsturen van “Op Rekening en rapportage” transacties naar ExactOnline. In dit geval worden transacties van dezelfde debiteur binnen die dag geconsolideerd. Dus een overboeking naar een debiteur van bijvoorbeeld 1 cola om 10:00 en een om 15:00 worden verwerkt tot 2 cola’s voor die debiteur voor die dag. In tegenstelling tot real-time waar dit zou leiden tot 2 afzonderlijke facturen voor die debiteur.

• Versturen. Bij offline start u handmatig het doorzetten van facturen. Selecteer eerst voor per transactie, of alle transacties Via het touch scherm selecteert u de te sturen facturen, en klik daarna op de knop: . Verstuurde facturen bevestigd door ExactOnline worden uit de lijst verwijderd.

• Journaal verkoop. Binnen uw ExactOnline account: Stamgegevens -> Financieel -> Boekingen en grootboekrekeningen -> Overzichten -> Boekingsverslag -> Dagboek. Noteer dit nummer, dit geeft u in tijdens het bij de eerste keer inloggen.

• Divisie. De divisie (administratie) waarbinnen de transacties worden afgewikkeld. De Divisie wordt eenmalig ingesteld bij de eerste keer inloggen.

• Rapportage. Activeer “Rapportage via ExactOnline actief”, het dagboek voor de rapportage wordt ingevuld bij de eerste keer inloggen bij ExactOnline. Omzet afgerekend via afrekenvormen als Pin Contant enz., (dus niet debiteuren omdat de omzet hiervan verwerkt wordt binnen ExactOnline bij het overboeken naar een debiteur. ) wordt per dag geconsolideerd naar ExactOnline doorgezet. U vindt de transactie binnen ExactOnline terug via Financieel -> Bank en Kas -> Kasboekingen -> Overzicht. Indien akkoord, klik op “Verwerken” en de boeking(-en) wordt door ExactOnline verwerkt.
  • Rapportage via ExactOnline actief. Activeert deze functie.
  • Dagboek Rapportage. Het nummer van het dagboek zoals getoond bij Financieel-> Bank en Kas -> Overzicht -> Dagboek. Dit nummer wordt wordt ingegeven bij het invoeren van de ExactOnline parameters en hoeft dus niet steeds opnieuw te worden ingegeven. Voor de diverse afrekenvormen (Pin, Contant etc.) stelt u binnen ExactOnline de grootboekrekeningen in:
  • Synchroniseer nu ExactOnline met de TruePos, en koppel via -> toetsenbord -> Afrekenfuncties. Koppel nu aan de afrekenfunctie, zoals Contant, Pin, de grootboekrekening met de afrekenfunctie, klik hier voor uitleg.

Klik op en alle instellingen voor de ExactOnline verbinding worden gewist. Daarna via de knop “ExactOnline Login” (In het registratiescherm) opnieuw inloggen. De “ExactOnline Login” functie wijst u toe via -> “Toetsenbord” -> “Diversen” en wijs de functie “ExactOnline login” toe aan de gewenste toets. Daarna via het registratiescherm opnieuw inloggen.

Artikelen, grootboekrekeningen, klanten en debiteuren worden bewaard in de database van de TruePos. Het is noodzakelijk deze gegevens te downloaden vanuit ExactOnline naar de Truepos. Klik op voor het synchroniseren van aangepaste data in ExactOnline met de TruePos. Klik op voor het wissen van de huidige data en opnieuw laden van de geselecteerde data.

• Artikelen. Voor artikelen MOET het artikel aan een grootboekrekening gekoppeld zijn. Stel dit in via: ExactOnline -> “Verkoop” -> “Overzicht” -> Kies het Artikel -> “Bewerken” -> kader Financieel en koppel het artikel aan de grootboekrekening. Artikelbeheer verloopt dan verder via ExactOnline. Binnen de TruePos kunt u de volgende parameters niet meer wijzigen:
  • Verkoopprijs. Dit is de standaardprijs. De verkoopprijs tijdens registratie wordt naar ExactOnline verstuurd. Dus met prijsniveaus actief in de TruePos wordt de juiste prijs naar ExactOnline gestuurd voor verwerking.
  • Artikelomschrijving. Deze omschrijving wordt automatisch gekopieerd naar de andere tekst velden indien deze leeg zijn.
  • Btw-Koppeling. De btw-koppeling wordt overgenomen van ExactOnline. Via Stamgegevens -> Overzicht ->Btw codes -> Onderhoud -> Btw-code. Voert de volgende Btw-codes in uw ExactOnline omgeving in:
    • Btw 0%
      • Code: Moet 110 zijn.
      • Omschrijving: Btw 0% zoals afgedrukt op de bon.
      • Percentage: 0,00.
      • Type: Inclusief.
      • Soort transactie: Verkoop.
    • Btw 9%
      • Code: Moet 111 zijn.
      • Omschrijving: Btw 9% zoals afgedrukt op de bon.
      • Percentage: 9,00.
      • Type: Inclusief.
      • Soort transactie: Verkoop.
    • Btw 21%
      • Code: Moet 112 zijn.
      • Omschrijving: Btw 21% zoals afgedrukt op de bon.
      • Percentage: 21,00.
      • Type: Inclusief.
      • Soort transactie: Verkoop.
  • Artikelparameters aanpassen via de TruePos:
    • Werkbonnen. De printer waar de werk- klanten- en rekeningbonnen worden afgedrukt.
    • Gangen.
    • Opties 1 en Opties 2.
• Klanten. De volgende klanten-parameters worden gedownload vanuit ExactOnline naar de TruePos:
  • Adresgegevens.
  • Status. Alleen records met de status “Klant” worden gedownload.
  • Kredietlimiet. Overboeken naar een debiteur alleen indien huidig uitstaand saldo incl. de huidige transactie dit bedrag niet overschrijdt.
  • Geblokkeerd. Alleen niet geblokkeerde klanten worden gedownload.
  • Classificatie. Alleen klanten gekoppeld aan Classificatie 8 worden gedownload. De classificaties vindt u via “Stamgegevens” ->”Relaties” -> “Classificaties” Maak een nieuwe classificatie 8 aan. Geef nu voor Classificatie 8 de ID in b.v. 8 en de omschrijving b.v. TruePos Klant. Nu kunt u deze classificatie toewijzen aan een klant via “Relaties” -> “Klanten” -> “Overzicht”. Koppel nu aan de klant die actief moet zijn op de TruePos de Classificatie.. Het kan zijn dat het veld “Classificatie” niet getoond wordt binnen het klantenscherm. Neem dan contact op met uw boekhouder voor het aanpassen van het scherm, of volg de uitleg bij ExactOnline.

Kies de regel en klik daarna . Voor het selecteren van meerdere regels klik op een regel en verschuif uw vinger, zonder deze van het scherm los te laten, naar beneden of naar boven. Regels geüpload en door ExactOnline geaccepteerd, worden automatisch uit de lijst verwijderd.

• Rapportage. De boekingen vindt u in ExactOnline terug via Financieel -> Bank en Kas -> Kasboekingen -> Overzicht. U kunt nu de boekingen controleren, eventueel bewerken, klik op de knop “Verwerken” in het ExactOnline-scherm en de rapportage wordt verwerkt in de administratie.
• Facturen. Deze vindt u in ExactOnline terug via Verkoop -> Facturen -> Overzicht. U kunt nu facturen controleren, afdrukken en e-mailen vanuit ExactOnline. TruePos transacties afgesloten via “Op Rekening” worden door de TruePos verwerkt in de rapportage van de TruePos. De afwikkeling van de betaling wordt dus afgewikkeld vanuit ExactOnline en niet via de TruePos.